Secretaría de Desarrollo y Relaciones Institucionales
Departamento de Comunicación Social
El servicio
La Secretaría de Desarrollo y Relaciones Institucionales, a través del Departamento de Comunicación Social, brinda el servicio de gestión, logística, producción y transmisión de eventos virtuales o híbridos institucionales en la FES Iztacala a través de las páginas y perfiles oficiales de la Facultad en redes sociales.
Qué son los eventos híbridos o virtuales
Es un suceso estrictamente académico, cultural o deportivo, de carácter universitario y de interés para nuestra comunidad; puede producirse desde la Facultad como sede presencial de emisión, o utilizando la plataforma zoom, y puede ser transmitido o no, a través de los canales oficiales de redes sociales de la FES Iztacala.
El objetivo
Brindar la asesoría, atención y acompañamiento profesional en la gestión, logística, producción y transmisión de eventos a híbridos o a distancia, que garanticen la correcta aplicación de la identidad y estructura, así como la seguridad necesaria.
La solicitud del servicio
Debe realizarse vía correo electrónico, dirigido a la jefatura del Departamento de Comunicación Social (eduardomendezsandoval@gmail.com) y con copia para la Secretaría de Desarrollo y Relaciones Institucionales (literrazas@unam.mx), para agendar una reunión en la que se definirá el nivel de servicio que su proyecto requiera.
Los tiempos y disponibilidad
Para delimitar fechas y horarios, es muy importante corroborar los eventos y actividades agendadas al momento en el Departamento de Comunicación Social, para poder seleccionar la opción más conveniente en función de las necesidades de quien lo solicita.
Nivel 1 – Transmisión cruzada
Se refiere al poder compartir simultáneamente una transmisión en vivo desde la página del solicitante, a través de la página oficial de Facebook de la FESI. Para ello se requiere:
- Realizar la solicitud vía correo electrónico con un mínimo de 7 días anteriores al evento. En caso de que la fecha y horario de su evento se encuentre ocupada por otra solicitud, se acordará una nueva.
- Entregar a revisión el protocolo del evento y los materiales a utilizar (diseño, difusión, de apoyo visual y presentaciones).
- Una vez revisado lo anterior, dar la autorización dentro de las páginas involucradas, para realizar el cruce de transmisión.
- El límite máximo de transmisión continua por día es de 2 horas y el solicitante se compromete a respetar los tiempos acordados en la solicitud, de lo contrario, acepta la interrupción del mismo.
Nota: El solicitante es el único responsable del contenido de su evento y las consecuencias institucionales y legales de su transmisión.
Nivel 2 – Transmisión de evento en formato webinar
Es una manera de compartir información, impartir una charla o desarrollar un curso en tiempo real con la misma calidad que si se llevara a cabo en un aula y que se transmitirá en vivo a través de los perfiles y páginas oficiales de la FESI en redes sociales. Para ello se requiere:
- Realizar la solicitud vía correo electrónico con un mínimo de 14 días anteriores al evento. En caso de que la fecha y horario de su evento se encuentre ocupada por otra solicitud, se acordará una nueva.
- Se gestionará una reunión de trabajo en donde se expongan las necesidades del proyecto para el desarrollo de la estrategia de producción; esto incluye diseño de identidad, materiales de difusión y de aplicación para la transmisión (cortinillas de entrada, salida y protección, y personificadores).
- El solicitante deberá entregar un documento de texto en el que se incluya la lista de participantes, sus roles y el orden cronológico de su participación. Es fundamental contar con ello con toda la antelación posible.
- El día del evento el solicitante y los participantes deberán ingresar a la sala de videoconferencia 30 minutos antes del inicio de la transmisión.
- El solicitante se compromete a respetar los tiempos acordados en la solicitud, de lo contrario, acepta la interrupción del mismo.
- El equipo de producción y transmisión de Comunicación Social se compromete a brindar asistencia técnica durante todo el evento.
- El límite máximo de transmisión contínua por día es de 2 horas y el solicitante se compromete a respetar los tiempos acordados en la solicitud, de lo contrario, acepta la interrupción del mismo.
Nivel 3 – Producción general
Este nivel implica una completa responsabilidad en el formato, diseño, difusión, producción y transmisión con base en una estrategia de comunicación integral, acorde a las necesidades del proyecto.
- Realizar la solicitud vía correo electrónico con un mínimo de 30 días anteriores al evento. En caso de que la fecha y horario de su evento se encuentre ocupada por otra solicitud, se acordará una nueva.
- Se gestionará una reunión de trabajo en donde se expongan las necesidades del proyecto para el desarrollo de la estrategia de comunicación integral que será el eje rector de la producción del mismo, en función de las necesidades del proyecto.
- El solicitante debe asignar un responsable para dar seguimiento al desarrollo y aplicación de la estrategia, con poder de decisión y acuerdo.
- El solicitante se compromete a realizar los trámites de gestión interna, en caso de requerir participación de otras áreas de la misma Facultad o, en su caso, con las instancias y dependencias externas a la FESI o a la UNAM.
- El solicitante deberá designar un equipo de trabajo en función de la dimensión del evento, ya que será necesaria su presencia en cada etapa, con el fin de garantizar la correcta comunicación y atención de los participantes y asistentes al evento.
- El día del evento, el solicitante y los participantes deberán ingresar a la sala de videoconferencia 30 minutos antes del inicio de la transmisión.
- El solicitante se compromete a respetar los tiempos acordados en la solicitud, de lo contrario, acepta la interrupción del mismo.
- El equipo de producción y transmisión de Comunicación Social se compromete a brindar asistencia técnica durante todo el evento.
- El límite máximo de transmisión contínua por día es de 4 horas y la extensión del evento de 3 días consecutivos; el solicitante se compromete a respetar los tiempos acordados en la solicitud, de lo contrario, acepta la interrupción del mismo.
Etapas básicas de los eventos híbridos y virtuales
Organización
Reuniones de trabajo previas en las que se determina:
- Estrategia general de trabajo.
- Materiales requeridos (de difusión y producción).
- Equipo de trabajo y responsabilidades particulares.
- Fechas de entrega de materiales.
- Fechas, horarios y duración del evento.
- Costo de recuperación.
Difusión
En el caso de que así lo requiera, se refiere al momento en el que se difunden los materiales de promoción del evento.
Producción
Se refiere al tiempo de trabajo que el equipo requiere para generar los materiales que se utilizarán para la ejecución de la producción.
Ejecución de la producción
Es el momento en el que se ejecuta la estrategia de trabajo.
Observaciones importantes
A razón de asegurar la realización segura y exitosa del evento, existen observaciones importantes que deben respetarse:
- Por cuestión de logística, el horario de inicio de los eventos es a partir de las 10:00 horas.
- Una vez acordada, la estructura logística del evento no se puede modificar en horario, ni fechas.
- Los horarios de inicio y término de las sesiones y el evento, debe cumplirse a cabalidad, por respeto al orden cronológico de los participantes y asistentes.
- Es responsabilidad exclusiva del comité organizador, mantener el orden y tiempos de participación, siempre con el apoyo del equipo de producción.
- Al ser eventos académicos e institucionales, el contenido de las pláticas deberá ser exclusivamente de esta índole. Las plataformas institucionales no son de exposición de posturas personales como las políticas o religiosas.
- El equipo de trabajo del Departamento de Comunicación Social tiene la potestad de interrumpir o terminar cualquier transmisión, si se considera que pone en riesgo la imagen del evento, de la Facultad o la Universidad Nacional.
Cuotas de recuperación
A todos los proyectos con financiamiento PAPIIT, PAPIME, CONACyT; cualquier dependencia pública o privada, o que tengan costo de inscripción, se les solicitará una cuota de recuperación que se acordará previamente.
Dicha cuota posibilita la autosustentabilidad de los recursos humanos y técnicos que se requieren para la logística de dichos eventos.
